Wohin soll man von RefWorks wechseln?

Ich habe nie verstanden, warum unsere Universität für proprietäre Literaturverwaltungssoftware bezahlt. Vielleicht leben einige ältere Leute in der Verwaltung noch in den 90er Jahren des letzten Jahrtausends, als EndNote de facto die einzige vernünftige Literaturverwaltungssoftware für WYSIWYG-Textverarbeitungsprogramme war. Aber diese Zeiten sind längst vorbei. Endlich schmeißt unsere Universität zumindest einen ihrer proprietären Literaturverwalter über Bord:

• RefWorks 

Kostenlos wie Bier oder wirklich kostenlos? Aber unsere IT-Abteilung (oder die Bibliotheken?) wirbt immer noch für das kommerzielle EndNote sowie für zwei kostenlose, aber ebenfalls proprietäre Lösungen: Mendeley und EndNote Online. Ich habe sie alle ausprobiert, und keine davon hat einen nennenswerten Vorteil gegenüber Zotero. EndNote hat einmal sowohl mein Microsoft Word als auch meine EndNote-Literaturverzeichnisdatei in einer kritischen Schreibphase (Nachreichung mit Abgabetermin) irreparabel zum Absturz gebracht. Laut EndNote sollte das eigentlich nicht möglich sein, aber was wissen die schon über Microsoft Word? Zugegebenermaßen ist das schon ein paar Jahre her, und offenbar sind Abstürze seitdem viel seltener geworden. Leider unterscheidet der zuständige Bibliothekar unserer Universität in der offiziellen E-Mail-Mitteilung nicht zwischen Zotero und Mendeley/EndNote Online. Mendeley und EndNote Online sind nur im Sinne von „kostenlos wie Bier“ kostenlos. Man zahlt zwar nichts dafür, darf sie aber weder weitergeben noch verändern. Mendeley und EndNote Online können über Nacht verschwinden, wenn das Unternehmen, dem sie gehören, beschließt, sie einzustellen. Zotero unterscheidet sich davon grundlegend: Selbst wenn die derzeitigen Entwickler von Zotero die Entwicklung einstellen würden, würde es nicht verschwinden, da es niemandem gehört und allen gehört.Echtzeit-Online-ZusammenarbeitZotero ist zwar ebenfalls kostenlos im Sinne von „Bier“, aber es ist in viel mehr Dimensionen frei als Mendeley oder EndNote Online. Außerdem, und das ist vielleicht am wichtigsten: In einer Welt der gemeinschaftlichen Online-Bearbeitung in Echtzeit ist Zotero nicht nur die allen anderen Mitbewerbern überlegene Lösung, sondern tatsächlich die EINZIGE derzeit verfügbare freie Lösung. Ja: Es gibt Sciwheel  und Paperpile  , die beide mit Google Docs zusammenarbeiten. Tatsächlich war Paperpile der erste Literaturverwaltungsdienst, der mit Google Docs zusammenarbeitete. Sciwheel ist nur dann sinnvoll nutzbar, wenn man die Pro-Version abonniert (es sei denn, man beschränkt sich auf das Verfassen von drei Manuskripten). Und Paperpile bietet nicht einmal eine kostenlose Version an, und ein Monat reicht NICHT aus, um ein Literaturverwaltungsprogramm zu bewerten. Solange man nicht den gesamten Prozess des Verfassens einer Arbeit durchlaufen hat (was zwischen einem Monat und zwei Jahren dauern kann), ist man einfach noch nicht auf alle Probleme gestoßen, die dabei auftreten können. Die Überarbeitungen sind ein ganz eigenes Thema, da man in der Regel die lebende Bibliografie vor der Einreichung in statischen Text umwandelt (in Zotero als „Entkopplung“ bezeichnet). Für die Überarbeitung muss man zur „verknüpften“ Version des Manuskripts zurückkehren. Ich habe eine Meinung zu Paperpile, da unser Labor Paperpile etwa zwei Jahre lang lizenziert hatte (bevor Zotero sein Google-Docs-Plugin veröffentlichte). Sciwheel oder Paperpile verlangen eine jährliche Abonnementgebühr, während die EndNote-Lizenz eine einmalige Zahlung ist. Da EndNote jedoch bereits bei Version 20 angelangt ist, wirst du früher oder später auf jeden Fall für Updates/Upgrades bezahlen müssen.

• EndNote ist nicht wirklich plattformübergreifend. Es läuft nicht unter Linux und unterstützt auf dem Mac nicht einmal LibreOffice (sondern nur das veraltete OpenOffice, das eigentlich niemand mehr verwenden sollte).
• EndNote Online verfügt nur über eine begrenzte Anzahl von Zitierstilen, und man kann keine eigenen Stile hinzufügen.
• Zotero ist das einzige Programm, das die gemeinsame Online-Bearbeitung unterstützt. Es verfügt über ein Plugin für Google Docs, funktioniert aber auch mit Word und LibreOffice. Das ist ein großer Vorteil, da keine andere Software für die gemeinsame Online-Bearbeitung in Echtzeit über eine funktionierende Lösung zur Literaturverwaltung verfügt (abgesehen von einigen LaTeX-Lösungen). Der in Word 365 integrierte Literaturverwalter ist ein Witz, und es gibt keine Möglichkeit, ein externes Tool damit zu verwenden.

Was sind die Nachteile von Zotero?

• Bei der Verwendung mit Google Docs ist es ziemlich langsam. Wenn Sie das Literaturverzeichnis in Ihr Dokument eingefügt haben und vielleicht 50 oder mehr Zitate enthalten sind, löst das Einfügen eines neuen Zitats eine Aktualisierung aus, die eine ganze Weile dauern kann. Aber hey, man muss das Literaturverzeichnis ja erst ganz am Ende einfügen, wenn man kurz davor ist, das Schreiben abzuschließen.
• Der kostenlose Online-Speicherplatz von Zotero beträgt nur 300 MB. Zugegeben, mehr Speicherplatz brauchst du nur, wenn du die Volltextversionen deiner Literaturangaben speichern möchtest. Wenn du jedoch Zugriff auf einen WebDAV-Server hast, kannst du die Volltextversionen selbst hosten. Von der IT-Abteilung der Universität kannst du kostenlos einen einfachen VM-Server mit ausreichend Speicherplatz erhalten und deine Volltextdokumente dort hosten. Vergiss nicht, die Firewall ausdrücklich für das VPN-Netzwerk und für Eduroam zu öffnen, sonst hast du von außerhalb der Universität keinen Zugriff – und auch nicht innerhalb der Universität, wenn du das WLAN nutzt.

Tolle Funktionen, die nur Zotero bietet

• Deine eigenen Online-Bibliotheken öffentlich sichtbar machen (für die ganze Welt oder für eine Gruppe). Hier ist meine öffentliche Zotero-Bibliothek: https://www.zotero.org/groups/1329486/the_jeltsch_laboratory/library/  . Bei EndNote-Online-Bibliotheken kannst du Inhalte nur mit anderen EndNote-Nutzern teilen, und es ist dir niemals gestattet, den Volltext freizugeben. Mit Zotero kannst du genau das tun: Volltextdokumente mit anderen teilen.
• Du kannst eine Liste Ihrer Veröffentlichungen  auf deine Website übertragen, die automatisch aktualisiert wird, sobald du deiner Zotero-Bibliothek einen neuen Eintrag hinzufügen.
• Mit Stildateien herumspielen. Okay, das geht auch mit Mendeley und EndNote…