Rückmeldung zur Organisation des Internationalen Treffens zur Gefäßbiologie 2018

Als Mitglied des lokalen Organisationskomitees für die IVBM 2018  habe ich die Konferenzteilnehmer um direktes Feedback gebeten. Ich habe viel Lob erhalten, das ich hier nicht noch einmal wiederholen möchte. Falls wir jemals wieder eine große internationale Konferenz organisieren sollten, sind hier die Punkte, die wir beim nächsten Mal anders machen sollten. Vielleicht kann diese Liste auch anderen helfen, die zum ersten Mal große, internationale Konferenzen organisieren. Falls diese Liste den Eindruck erweckt, die Konferenz sei schlecht organisiert gewesen, irren Sie sich! Alle wichtigen Abläufe funktionierten reibungslos, und einige der unten aufgeführten Probleme wurden gelöst, bevor es den Teilnehmern überhaupt auffiel. Dennoch gibt es bei den Details immer Raum für Verbesserungen! Und – wie immer – lagen einige der Probleme außerhalb unserer Kontrolle, da wir einen Teil der Arbeit ausgelagert hatten, insbesondere an Confedent International  . Und manche Entscheidungen waren ein Kompromiss zwischen dem Optimalen und dem, was das Konferenzbudget zuließ. Ich möchte euch auch dazu ermutigen, mich zu kontaktieren, wenn ihr dieser Liste etwas hinzufügen möchtet; das könnte die Situation in Zukunft verbessern!

1. Technische Probleme (in meiner Verantwortung)

• Defekte USB-C-zu-HDMI-Adapter, die benötigt wurden, um neuere Apple MacBook Pros an die Beamer anzuschließen. Die Adapter wurden von der Finlandia Hall bereitgestellt und waren billige Nachahmungen; wir mussten daher einen Satz von vier Original-Adaptern von Apple kaufen, um für jede der vier parallelen Sitzungen eine zuverlässige Verbindung zu gewährleisten. Interessanterweise funktionierten einige der billigen Nachahmungen gelegentlich, aber offenbar nur der Original-Apple-Adapter  funktioniert IMMER zuverlässig.
• Ein defekter Extron DVS 605 Scaler/Switch, der die Beamer steuerte. Geplant war, während des Klavier- und Cello-Auftritts im Hintergrund ein Video über die wunderschöne Natur Finnlands zu zeigen. Wir hatten dies mehrfach ohne Probleme getestet, doch bei der eigentlichen Eröffnungsveranstaltung schlug die Projektion fehl. Nachdem wir die Verbindung zum Laufen gebracht hatten, wurden nur etwa 3 der 16 Minuten gezeigt, bevor die Verbindung erneut abbrach. Vergleicht man unser Video über Finnland mit dem beeindruckenden Ankündigungsvideo für die kommende IVBM in Seoul im Jahr 2020  , wirkt das Finnland-Video (das hauptsächlich aus Drohnenaufnahmen und Naturaufnahmen besteht) eher bescheiden und zurückhaltend. Falls Sie es sich ansehen möchten: Es handelt sich um einen 16-minütigen Ausschnitt aus diesem 30-minütigen Video  .
• Die werfbaren Softmikrofone ( https://catchbox.com/  ) für die Plenarsitzungen waren im Prinzip eine gute Idee, doch meistens wurden die Mikrofone eher getragen als geworfen – vielleicht aufgrund einer intuitiven Vorahnung dessen, was passieren könnte und was schließlich auch passierte: Das Mikrofon schlug einen Laptop kaputt.
• Es hätte für jede Sitzung genauso viele Kopfhörer wie Redner geben sollen. Der Wechsel der Kopfhörer während einer Sitzung wurde manchmal beim letzten Redner ausgelassen, der dann auf das Podiumsmikrofon angewiesen war.
• Die Standmikrofone im Mittelgang der Parallelsitzungen waren für die Teilnehmer, die ganz links, ganz rechts oder in der ersten Reihe saßen, nicht so leicht zu erreichen, doch die Sitzungsleiter sprangen mit ihren eigenen Handmikrofonen ein. Einige der Sitzungen waren so überfüllt, dass nicht jeder einen Sitzplatz finden konnte. Hätte es mehr Platz gegeben, wäre die Erreichbarkeit der Mikrofone kein Problem gewesen, aber die Säle waren insgesamt vielleicht zu klein. Andererseits ist es schwierig, die Beliebtheit einer bestimmten Sitzung im Voraus vorherzusagen…Die von der Finlandia Hall bereitgestellte integrierte Fernbedienung mit Laserpointer war nicht sehr intuitiv zu bedienen. Das Modell, mit dem jeder umzugehen weiß, ist der Kensington Presenter, doch in der Finlandia Hall gab es nur das alte Modell mit dem schwachen roten Laserlicht, das für die Plenarsitzungen viel zu schwach war. Es gibt ein neueres Modell ( „Expert“  ) mit einem 10-mal helleren grünen Laser, der sehr willkommen gewesen wäre. Kari Alitalo bot seinen ultrahellen, fast schon waffenähnlichen grünen Laserpointer an, aber die meisten Leute möchten nicht zwei verschiedene Geräte gleichzeitig bedienen.

2. Poster-Sessions

– Über 200 Poster in 2 Stunden sind nicht machbar. Das sind etwa 36 Sekunden pro Poster. Wer das (Pech)Glück hatte, als Referent aufzutreten, hatte nur 90 Minuten Zeit, da man sich 30 Minuten vor Beginn der nächsten Parallelsitzung beim technischen Team melden muss, um den Computer an den Beamer-Anschluss anzuschließen und zu überprüfen, ob die Präsentation korrekt angezeigt wird. Das ergibt für Referenten 27 Sekunden pro Poster.

• Die Postertafeln waren auf beiden Seiten mit Postern bestückt und in zwei Reihen angeordnet. Der Abstand zwischen den beiden Reihen war jedoch zu gering, und der zentrale Gang zwischen den beiden Reihen war sehr überfüllt. Das zeigt, dass großes Interesse an den Postern bestand, aber manche Besucher konnten nicht einmal zu den Postern gelangen, die sie interessierten.
• Ich (als Organisator) suchte nach den hohen Nummern, bevor mir auffiel, dass diese im zweiten Stock ausgestellt waren. Es gab zwar ein Schild, aber es war zu klein und nicht auffällig genug.

3. Verpflegung

• Die Pausen zwischen den Sitzungen (einschließlich der Mittagspause) waren zu kurz, um sich anderswo etwas zu essen zu holen. Daher hätte die Menge an Essen größer sein können (insbesondere beim Empfang nach der Eröffnungssitzung). Einige Leute waren am Sonntagabend, als das Programm endete, am Verhungern.
• Das Gleiche gilt für den Kaffee! Er war nicht immer da, wenn man ihn brauchte! Bei einem so dichten Programm wird man schnell müde, und besonders nach dem Mittagessen hätte der Zugang zu Kaffee mir und anderen Koffeinabhängigen geholfen, konzentriert zu bleiben.