Der Helpdesk der Universität empfiehlt Zotero, bietet jedoch keine nennenswerte Unterstützung an

Mit Ablauf des letzten Jahres (31.12.2021) hat die Universität Helsinki die Lizenzierung ihres standardmäßigen Literaturverwaltungsprogramms RefWorks  eingestellt. Seltsamerweise kann man RefWorks nicht als Einzelperson lizenzieren. Das bedeutet, dass man die Software nach Beendigung seiner akademischen Zugehörigkeit nicht mehr weiter nutzen kann. Möglicherweise wird der derzeitige Eigentümer von RefWorks (Clarivate) das Programm komplett einstellen, da RefWorks ein direkter Konkurrent von Endnote  ist – der Literaturverwaltungslösung, auf die sich Clarivate konzentriert, insbesondere angesichts der Integration von Endnote mit Publons  und das Web of Science  (WoS) integriert ist, das vor allem für seinen Impact Factor bekannt ist. Es ist kein Zufall, dass Clarivate zu Thomson Reuters gehört – jenem Unternehmen, das gegen Zotero geklagt hat, weil es seinen Nutzern die Möglichkeit bot, proprietäre EndNote-Zitierstilvorlagen in das interoperable und standardisierte CSL-Format zu konvertieren. Der empfohlene Ersatz für RefWorks ist Zotero  . Ich habe damit kein Problem, da ich Zotero schätze und es seit nunmehr mehr als 10 Jahren als mein Standard-Tool zur Literaturverwaltung nutze. Abgesehen davon, dass es kostenlos ist, vereint es zwei wichtige Funktionen, die es einzigartig machen und kommerziellen Lösungen überlegen sind:

1. Es ist wirklich plattformübergreifend und verfügt über eigenständige native Anwendungen für Windows, macOS und Linux.
2. Es verfügt über ein Plugin für Google Docs, Microsoft Office und LibreOffice. Dies ermöglicht sowohl die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit online als auch die Offline-Nutzung.

Zwar ist Endnote ein sehr gutes kommerzielles Tool für denselben Zweck, doch gibt es weder ein Endnote-Plugin für Google Docs noch für die Online-Version von Microsoft Office. Ich vermute, dass viele Forscher deshalb immer noch darauf angewiesen sind, Word-Dateien von Manuskripten als E-Mail-Anhänge hin und her zu schicken. Natürlich kann man die RTF-Formatierung nutzen (wie z. B. hier  beschrieben), aber das fühlt sich an, als würde man mindestens zwei Jahrzehnte in der Zeit zurückreisen (so habe ich meine Doktorarbeit im Jahr 2002 formatiert). Nachdem ich so viel Gutes über Zotero gesagt habe, warum gibt es dann ein Problem mit der Umstellung der Universität Helsinki von RefWorks auf Zotero? Weil praktisch jeder, der Zotero auf von der Universität verwalteten Windows-Computern nutzt, früher oder später auf ein Problem stößt, das die IT offenbar nicht lösen will (oder kann). Wenn Sie nicht auf dieses Problem stoßen, haben Sie wahrscheinlich eines oder beide der folgenden Probleme:

1. Sie nutzen kein digitales Literaturverwaltungsprogramm. Mehr muss dazu nicht gesagt werden.
2. Ihre Bibliothek enthält viel zu wenige Einträge. Das bedeutet wahrscheinlich, dass Sie mit den Entwicklungen in Ihrem Forschungsgebiet nicht Schritt halten.

Zotero nutzt eine lokale Datenbank, um alle Ihre bibliografischen Informationen zu speichern. Standardmäßig wird diese Datenbank in einem Verzeichnis angelegt, das zwischen verschiedenen Computern synchronisiert wird, falls Sie mehr als einen von der UH verwalteten Computer nutzen. Und die Zotero-Datenbank wird groß sein, insbesondere wenn Sie sie zur Speicherung der Volltextversionen der einzelnen Einträge nutzen. Die kostenlose Standardversion (die bei der von der UH verwalteten Standardinstallation verwendet wird) erlaubt die Speicherung von 300 MB Daten. Daher kann Zotero allein bereits 100 % des maximal zulässigen Speicherplatzes des Roaming-Profils belegen. Wenn Sie viele Manuskripte verfassen, umfangreiche Literaturrecherchen durchführen und über zahlreiche Volltext-PDFs von Publikationen verfügen, müssen Sie entweder zusätzlichen Speicherplatz bei Zotero erwerben oder Zotero auf einen anderen Online-Speicherdienst verweisen. Zotero nutzt das WebDAV-Protokoll, um Daten in der Cloud zu speichern, und es gibt kostenlose WebDAV-Dienste, die speziell auf die Synchronisierung von Zotero-Daten ausgerichtet sind:

• Koofr  (2 GB kostenlos, https://app.koofr.net/dav/Koofr/zotero  )
• pCloud  (10 GB kostenlos, https://webdav.pcloud.com:443/zotero  und https://ewebdav.pcloud.com:443/zotero  (Europa)

Meine eigene Zotero-Bibliothek umfasst derzeit etwa 3.500 Einträge und benötigt fast 18 GB Speicherplatz. Daher muss ich sie über einen WebDAV-Dienst synchronisieren, den ich selbst bezahle. Ich betreibe einen eigenen, kleinen (5 €/Monat) WebDAV-Server bei Digital Ocean  , der mir 25 GB Speicherplatz bietet. Der Dienst funktioniert nun schon seit fast zehn Jahren einwandfrei. Er ist etwas günstiger als die eigentliche Zotero-Lösung (die für meine 18 GB 10 € pro Monat  kosten würde; für 5 € pro Monat erhält man 6 GB). Eigentlich, wenn ich so darüber nachdenke, sollte meine Universität für diesen Dienst aufkommen, da ich den WebDAV-Server ausschließlich für berufliche Zwecke nutze. Alternativ sollte die UH einen WebDAV-Dienst für ihre Forscher anbieten … Standardmäßig wird das Zotero-Datenverzeichnis im Verzeichnis C:\Users\Benutzername angelegt. Ich verstehe diese Entscheidung nicht. Warum ist der Standardpfad nicht der Home-Ordner (d. h. Z:)? Zumindest verfügt der Home-Ordner über mehr als 300 MB Speicherplatz. Ich vermute, der Grund dafür ist, dass hierfür die VPN-Verbindung vor dem Start von Zotero hergestellt werden müsste, was die IT-Abteilung vielleicht für eine zu große Zumutung für hochqualifizierte Universitätsmitarbeiter hält. Warum nutzt man dann nicht OneDrive? Die UH bezahlt Microsoft bereits 1 TB Speicherplatz für jeden Mitarbeiter, aber ich wette, dass der Großteil dieses Speicherplatzes von den meisten Mitarbeitern nie genutzt wird. Ich habe gerade mein Kontingent überprüft und es scheint, dass ich etwa 20 der 1024 GB nutze. Allerdings ist der OneDrive-Speicherplatz kein hochwertiger Speicherplatz. Wenn Sie Ihr Zotero-Datenverzeichnis auf OneDrive verschieben, warnt Zotero Sie, dass dies mit ziemlicher Sicherheit zu Datenkorruption führen wird:https://zotero.org/support/kb/data_directory_in_cloud_storage_folder.Noch wundere mich nicht, dass das von der Universität ihren Mitarbeitern angebotene Microsoft OneDrive nicht effizient genutzt wird. Aber wenn auf Ihrem Home-Ordner Z: Speicherplatz verfügbar ist, warum dann nicht einfach etwas Speicherplatz von Z: auf die Festplatten umverteilen, auf denen sich das Roaming-Profil befindet? Ich vermute, dies könnte etwas mit den ungünstigen Lizenzbedingungen und dem unflexiblen Online-Speicherplatz zu tun haben, den die UH von Microsoft mietet. Im Jahr 2016 erkannte die IT-Abteilung, dass sie ein Problem hatte, und verlegte die Einstellungsordner mehrerer Programme aus dem Roaming-Profil heraus, da diese Ordner immer größer wurden. Es scheint jedoch, dass die IT-Abteilung in den letzten sechs Jahren nicht mit den steigenden Speicheranforderungen einiger anderer Programme Schritt gehalten hat. Zotero ist ein typisches Beispiel für eine fehlgeschlagene IT-Migration. Es war mehr als ein Jahr im Voraus bekannt, dass die RefWorks-Lizenz ablaufen würde, doch die IT-Abteilung unternahm nichts, um die IT-Infrastruktur auf diese Änderung vorzubereiten. Zwar wurden einige Schulungen für die Nutzer angeboten, doch dies ist wohl die am wenigsten benötigte Unterstützung, da es zahlreiche Online-Tutorials und Videos gibt, die zeigen, wie man Zotero installiert, dorthin migriert und nutzt ( https://www.youtube.com/results?search_query=zotero  ). Was der IT-Support der UH hätte tun sollen, ist herauszufinden, wie der verfügbare Speicherplatz der UH (OneDrive, NAS, was auch immer funktioniert) transparent für die Speicherung der Zotero-Datenbanken ihrer Nutzer genutzt werden kann, und dann die Installation so anzupassen, dass dieser Speicherplatz standardmäßig verwendet wird. Leider sieht der IT-Support offenbar auch nach mehreren Helpdesk-Anfragen keine Notwendigkeit, in dieser Angelegenheit etwas zu unternehmen. Auf jedem neuen Computer, auf dem ich Zotero nutze, geht mir der Speicherplatz im Roaming-Profil innerhalb weniger Minuten aus. Und wenn ich mich abmelde – was mir eigentlich nie gelingt, da der Abmeldevorgang mit einer Fehlermeldung hängen bleibt –, ist das an sich schon ein schwerwiegendes Sicherheitsproblem. Alternativ muss ich nach dem Abmeldebefehl noch fünf Minuten am Computer bleiben, um auf das Erscheinen der Fehlermeldung zu warten: „Sie haben Ihren Profil-Speicherplatz überschritten. Bevor Sie sich abmelden können, müssen Sie einige Elemente aus den Unterordnern des Ordners „C:\users\USERNAME“ auf einen Netzwerk- oder lokalen Speicher verschieben.“ Diese Meldung ist sachlich falsch. Der Zotero-Ordner ist kein Unterordner von „C:\users\USERNAME“, wird aber dennoch beim Abmelden synchronisiert. Ich habe wegen dieser Fehlermeldung bereits mehrfach Supportanfragen gestellt, doch anstatt das Problem zu beheben, erhalte ich immer längere E-Mails mit Entschuldigungen und Erklärungen, warum die IT-Abteilung das Problem nicht beheben kann.