Yliopiston tukipalvelu suosittelee Zoteroa, mutta ei tarjoa merkittävää tukea

Viime vuoden lopussa (31.12.2021) Helsingin yliopisto lopetti oletusarvoisen viitteidenhallintaohjelmistonsa RefWorks  lisensoinnin. Outoa kyllä, RefWorksia ei voi hankkia yksityishenkilönä. Tämä tarkoittaa, että kun akateeminen työsuhteesi päättyy, et voi mitenkään jatkaa ohjelmiston käyttöä. Ehkä RefWorksin nykyinen omistaja (Clarivate) lopettaa sen kokonaan, koska RefWorks on suora kilpailija Endnotelle  , joka on viitteidenhallintaratkaisu, johon Clarivate keskittyy, ottaen huomioon Endnoten integroinnin Publonsin  ja Web of Science  (WoS) -tietokannan kanssa, joka tunnetaan parhaiten impact factorista . Ei ole sattumaa, että Clarivate on Thomson Reutersin omistuksessa, sillä juuri tämä yritys nosti kanteen Zoteroa vastaan, koska se tarjosi käyttäjilleen mahdollisuuden muuntaa EndNoten omistamat viittaustyylitiedostot yhteentoimivaksi ja standardoiduksi CSL-muodoksi . Suositeltu korvaaja RefWorksille on Zotero  . Minulla ei ole mitään ongelmaa tämän kanssa, sillä pidän Zoterosta ja olen käyttänyt sitä oletusarvoisena lähdeluettelonhallintatyökaluna jo yli 10 vuotta. Sen lisäksi, että se on ilmainen, se yhdistää kaksi tärkeää ominaisuutta, jotka tekevät siitä ainutlaatuisen ja kaupallisia ratkaisuja paremman:

1. Se on aidosti monialustainen, ja sille on saatavilla erilliset natiivisovellukset Windowsille, macOS:lle ja Linuxille.
2. Siinä on laajennus Google Docsille, Microsoft Officelle ja LibreOfficelle. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen yhteistyömuokkauksen verkossa sekä käytön offline-tilassa.

Vaikka Endnote onkin erittäin hyvä kaupallinen työkalu samaan tarkoitukseen, Endnotelle ei ole laajennusta Google Docsille eikä Microsoft Officen verkkoversioon. Oletan, että juuri tästä syystä monet tutkijat joutuvat edelleen lähettämään käsikirjoitusten Word-tiedostoja edestakaisin sähköpostin liitteinä. Tietenkin voi käyttää RTF-muotoilua (kuten kuvataan esim. tässä  , mutta tämä tuntuu vähintään kahden vuosikymmenen takaiselta ajalta (näin muotoilin väitöskirjani vuonna 2002). Kun olen sanonut niin paljon hyvää Zoterosta, miksi Helsingin yliopiston siirtyminen RefWorksista Zoteroon on ongelmallista? Koska käytännössä jokainen, joka käyttää Zoteroa yliopiston hallinnoimilla Windows-tietokoneilla, törmää ennemmin tai myöhemmin ongelmaan, jota IT-osasto ei näytä halukkaalta (tai kykenevältä) ratkaisemaan. Jos et törmää tähän ongelmaan, sinulla on todennäköisesti yksi tai molemmat seuraavista ongelmista:

1. Et käytä digitaalista lähdeluettelonhallintatyökalua. Siinä kaikki.
2. Kirjastossasi on aivan liian vähän teoksia. Tämä tarkoittaa todennäköisesti, ettet pysy mukana tutkimusalan kehityksessä.

Zotero käyttää paikallista tietokantaa kaikkien bibliografisten tietojesi tallentamiseen. Oletusarvoisesti tämä tietokanta luodaan hakemistoon, joka synkronoidaan eri tietokoneiden välillä, jos satut käyttämään useampaa kuin yhtä UH:n hallinnoimaa tietokonetta. Zotero-tietokanta tulee olemaan suuri, varsinkin jos käytät sitä yksittäisten kohteiden kokotekstiversioiden tallentamiseen. Oletusarvoinen ilmainen käyttöoikeustaso (jota käytetään UH:n hallinnoimassa oletusasennuksessa) sallii 300 Mt:n tietomäärän tallentamisen. Siksi Zotero voi yksinään täyttää 100 % roaming-profiilin suurimmasta sallitusta tallennustilasta. Jos kirjoitat paljon käsikirjoituksia, teet paljon kirjallisuustutkimusta ja sinulla on paljon julkaisujen kokotekstiversioita PDF-muodossa, sinun on joko ostettava lisää tallennustilaa Zoterolta tai määritettävä Zotero käyttämään jotakin muuta verkkotallennuspalvelua. Zotero käyttää WebDAV-protokollaa tietojen tallentamiseen pilvipalveluun, ja tarjolla on ilmaisia WebDAV-palveluita, jotka on suunniteltu erityisesti Zotero-tietojen synkronointia varten:

• Koofr  (2 GB ilmaiseksi, https://app.koofr.net/dav/Koofr/zotero  )
• pCloud  (10 GB ilmaiseksi, https://webdav.pcloud.com:443/zotero  ja https://ewebdav.pcloud.com:443/zotero  (Eurooppa)

Oma Zotero-kirjastoni sisältää tällä hetkellä noin 3500 kohdetta ja vie lähes 18 GB levytilaa. Siksi joudun synkronoimaan ne WebDAV-palvelun kautta, josta maksan itse. Käytän pientä (5 €/kk) WebDAV-palvelinta, jonka ylläpidän itse Digital Oceanilla  ja joka tarjoaa minulle 25 GB levytilaa. Palvelu on toiminut moitteettomasti jo lähes kymmenen vuotta. Se on hieman halvempi kuin Zoteron oma ratkaisu (joka maksaisi 10 €/kk minun 18 GB:n tilalleni  ; 5 €/kk:lla saa 6 GB). Itse asiassa, nyt kun mietin asiaa, yliopistoni pitäisi maksaa tästä palvelusta, koska käytän WebDAV-palvelinta yksinomaan työtehtäviin. Vaihtoehtoisesti UH:n pitäisi tarjota WebDAV-palvelua tutkijoilleen… Oletuksena Zotero-tietokansio luodaan hakemistoon C:\Users\käyttäjänimi. En ymmärrä tätä päätöstä. Miksi oletuskansio ei ole kotikansio (eli Z:)? Ainakin kotikansiossa on yli 300 MB tallennustilaa. Syynä on varmaankin se, että tämä edellyttäisi VPN-yhteyden muodostamista ennen Zoteron käynnistämistä, mitä IT-osasto ehkä pitää liian suurena vaatimuksena korkeasti koulutetuilta yliopiston työntekijöiltä. Miksi sitten ei käytetä OneDrivea? UH maksaa jo Microsoftille 1 TB levytilaa jokaiselle työntekijälle, mutta veikkaan, että suurin osa tästä tilasta jää useimmille työntekijöille käyttämättä. Tarkistin juuri kiintiöni, ja näyttää siltä, että käytän noin 20 gigatavua 1024 gigatavusta. OneDriven tallennustila ei kuitenkaan ole korkealaatuista tallennustilaa. Jos siirrät Zotero-tietokansiosi OneDriveen, Zotero varoittaa, että tämä johtaa lähes varmasti tietojen vioittumiseen:https://zotero.org/support/kb/data_directory_in_cloud_storage_folder.Non ihme, ettei yliopiston työntekijöilleen tarjoamaa Microsoft OneDrivea käytetä tehokkaasti. Mutta jos tallennustilaa on saatavilla kotikansiossasi Z:, miksi et vain siirtäisi osan tallennustilasta Z:sta levyille, joilla roaming-profiili sijaitsee? Luulen, että tällä saattaa olla jotain tekemistä epäedullisten lisenssiehtojen ja joustamattoman verkkotilan kanssa, jota UH vuokraa Microsoftilta. Vuonna 2016 IT-osasto tajusi, että heillä on ongelma, ja siirsi useiden ohjelmien asetuskansiot pois roaming-profiilista, koska asetuskansioiden koko alkoi paisua. Näyttää kuitenkin siltä, että viimeisten kuuden vuoden aikana IT-osasto ei ole pysynyt mukana muutamien muiden ohjelmien kasvavien tallennustarpeiden kanssa. Zotero on tyypillinen esimerkki epäonnistuneesta IT-siirtymästä. RefWorks-lisenssin voimassaolon päättymisestä tiedettiin yli vuosi etukäteen, mutta IT-osasto ei tehnyt mitään valmistellakseen IT-infrastruktuuria tätä muutosta varten. He tarjosivat kyllä jonkin verran käyttäjäkoulutusta, mikä on ehkä vähiten tarvittavaa tukea, sillä verkossa on paljon oppaita ja videoita, jotka opastavat Zoteron asentamisessa, siirtymisessä sen käyttöön ja käytössä ( https://www.youtube.com/results?search_query=zotero  ). UH:n IT-tuen olisi pitänyt selvittää, miten UH:n käytettävissä olevaa tallennustilaa (OneDrive, NAS tai mikä tahansa toimiva ratkaisu) voitaisiin hyödyntää läpinäkyvästi käyttäjien Zotero-tietokantojen tallentamiseen, ja sitten säätää asennusta niin, että se käyttää kyseistä tilaa oletuksena. Valitettavasti edes useiden tukipyyntöjen jälkeen IT-osasto ei ilmeisesti koe, että heidän pitäisi tehdä mitään asian suhteen. Jokaisella uudella tietokoneella, jolla käytän Zoteroa, roaming-profiilin tila loppuu muutamassa minuutissa. Ja kun yritän kirjautua ulos, en itse asiassa koskaan pääse ulos, koska kirjautuminen jumittuu virheilmoitukseen. Se on jo sinänsä vakava tietoturvaongelma. Vaihtoehtoisesti minun on pysyttävä paikalla kirjautumiskomennon antamisen jälkeen viisi minuuttia odottaen, että virheilmoitus ilmestyy: `Olet ylittänyt profiilisi tallennustilan. Ennen kuin voit kirjautua ulos, sinun on siirrettävä joitakin kohteita C:\users\USERNAME-kansion alikansioista verkko- tai paikalliseen tallennustilaan.” Tämä viesti on tosiasiallisesti virheellinen. Zotero-kansio ei ole C:\users\USERNAME-kansion alikansio, mutta se synkronoidaan kuitenkin uloskirjautumisen yhteydessä. Olen lähettänyt useita tukipyyntöjä tämän virheilmoituksen takia, mutta ongelman korjaamisen sijaan saan yhä pidempiä anteeksipyyntö- ja selityssähköposteja siitä, miksi IT-osasto ei pysty korjaamaan ongelmaa.