Zotero 15 gigatavun ilmaisella tallennustilalla?

Olen käyttänyt Zoteroa viitteidenhallintaohjelmanani  vuodesta 2013 lähtien (siirryttyäni EndNotesta) ja olen ollut siihen yleisesti ottaen tyytyväinen (ja kirjoitin siitä aiemminkin. Vaikka yliopistomme tarjoaa käyttöoikeuden EndNoteen, useimmat opiskelijat menettävät tämän “ilmaisen” edun valmistuttuaan. EndNoten vuositilaus maksoi aiemmin (Suomessa jälleenmyyjän kautta) noin 100 euroa, mikä on tarpeeton menoerä opiskelijan budjetissa. EndNoten “kertaostos”-malli on mielestäni harhaanjohtavaa markkinointia, sillä se ei oikeuta suuriin päivityksiin, joita julkaistaan suunnilleen vuosittain. “Päivitysmaksu” on yleensä suurin piirtein saman verran kuin entinen vuositilaus.

Zotero + Google Docs reaaliaikaiseen yhteiskirjoittamiseen Ilmaisella Zoterolla on kuitenkin rajansa. Kirjoitin yhdessä neljän muun tutkijan kanssa laajan katsausartikkelin kalojen sekundaarisesta verisuonijärjestelmästä (SVS)  , joka julkaistiin vuonna 2024. Työskentelimme tämän katsauksen parissa noin kaksi vuotta. Se on erittäin kattava: 49 sivua ja reilusti yli 250 viitettä. Koska käsikirjoituksen kirjoittajat olivat hajallaan ympäri Eurooppaa (Suomessa, Tšekissä, Ruotsissa ja Saksassa), tarvitsimme ympäristön reaaliaikaiseen yhteiskirjoittamiseen. Päädyimme Google Docsiin, koska a) se on ilmainen ja b) se tukee Zoteroa. EndNote kyllä tukee Online Word 365 -ohjelmaa yhteismuokkaukseen, mutta it-osastomme ei koskaan saanut sitä toimimaan yliopistomme organisaatiotason Office 365 -ympäristössä. He yrittivät, mutta se ei toiminut kenelläkään Helsingin yliopistossa (korjatkaa ihmeessä, jos olen väärässä ja saitte sen toimimaan!). Koska Zotero ei tue Online Word 365 -versiota ja EndNote ei vielä vuonna 2022 tukenut Google Docsia, Zotero + Google Docs oli ainoa toimiva vaihtoehto. Vuodesta 2023 lähtien EndNote on tukenut myös Google Docsia, mutta en tiedä, kuinka hyvin se suoriutuu, kun viitteitä on 300 tai enemmän. Kertokaa ihmeessä, jos olette kokeilleet sitä!

Zotero on nopeampi kuin ennen Vuonna 2023 Zotero alkoi hidastua, kun viitemäärämme ylitti 200 kappaletta. Aivan tarkistusprosessin loppuvaiheessa jokainen viitteen muutos kesti noin 1–2 minuuttia. Suuremmat muutokset (lähdeluettelon päivittäminen tai linkityksen poistaminen) saattoivat kestää jopa 5 minuuttia (Lenovo X390 Yoga -koneella, Ubuntu 20.04, Rocket Lake ja 16 GB RAM). Viime viikolla sain valmiiksi korjaukset toiseen suureen katsausartikkeliin, joka käsittelee angiogeenistä dopingia (370 viitettä, lähetetty Sports Medicine  -lehteen), ja voin ilokseni kertoa, että Zotero on kehittynyt. En tiedä, mitä he tekivät nopeuttaakseen sitä, mutta jopa 370 viitteen kanssa päivittäminen tai linkityksen poistaminen oli noin 5 kertaa nopeampaa kuin kaksi vuotta sitten (samalla tietokoneella, päivitettynä vain Ubuntu 24.04 -versioon). Jossain vaiheessa Zotero varoitti minua, että kirjastoni on liian suuri tehokkaasti hallittavaksi, mutta pärjäsin varoituksesta huolimatta oikein hyvin.

Ryhmäkirjastoissa 300 megatavun raja, WebDAV-tallennus rajoittuu “Omaan kirjastoon” Zotero on luotettava ohjelmisto, mutta ryhmäkirjastojen 300 megatavun tallennusrajat ovat melko tiukat – jopa opiskelijoille, joilla ei ole 5000 PDF-tiedostoa liitettynä viitteisiinsä. Oma keskimääräinen PDF-julkaisuni on kooltaan noin 2 MB, mikä tarkoittaa, että ilmaisversiossa ryhmäkirjaston koko on rajoitettu noin 150 julkaisuun. Kun tallennan kokoteksti-PDF-tiedostoja omaan kirjastooni (eli “Oma kirjasto” -osion alle), käytän niiden synkronointiin omaa WebDAV-palvelintani. Tarjolla on myös ilmaisia WebDAV-palvelimia 5 GB ilmaisella tallennustilalla, mutta monet NAS-laitteet tukevat myös WebDAV-palveluita. Tämä tarkoittaa, että voit helposti tallentaa ja synkronoida useita gigatavuja PDF-tiedostoja tietokoneiden välillä, kunhan pidät ne “Oma kirjasto” -osiossa.

Ohje: Rajoittamaton tallennustila ryhmäkirjastoillesi GDriven avulla Mutta entä ryhmäkirjastot? Niissä on järkeä vain, jos myös kokotekstit synkronoituvat, sillä PDF-tiedostojen etsiminen jälkikäteen on työlästä. Erityisen hankalia ovat sekä hyvin vanhat että aivan uudet julkaisut. Ne voi tietysti aina ostaa, mutta yksittäisten artikkeliden hinnat ovat tähtitieteellisiä, usein 50 dollarin luokkaa tai enemmän. Kun tällaisen arvokkaan tiedoston kerran saa käsiinsä, sen haluaa jakaa myös muiden kirjoittajien kanssa. Tämä ei kuitenkaan onnistu, jos 300 megatavun raja on tullut vastaan. Toinen sudenkuoppa on se, että uuteen tietokoneeseen vaihdettaessa PDF-tiedostot unohtuvat helposti matkasta. Ryhmäkirjastoon liitetyt PDF-tiedostot ovat käytettävissäsi, vaikka ne eivät 300 MB rajan vuoksi enää synkronoituisikaan muiden ryhmän jäsenten kanssa. Ne kuitenkin unohtuvat helposti, koska saatat luulla, että kyseinen kohde synkronoituu ryhmäkirjastosta takaisin uudelle tietokoneellesi. Näin tapahtuukin, mutta se ei sisällä kokotekstiä. Miten tästä ongelmasta selvitään? Temppuna on tallentaa PDF-tiedostot liitetiedostojen sijaan verkkolinkkeinä, jotka tallennetaan GDriveen (tai muuhun ilmaiseen tallennusratkaisuun, jossa voit jakaa dokumentteja vapaasti). Miten se tehdään?

Luo Google Driveen kansio, johon sijoitat PDF-tiedoston, jonka haluat linkittää Zotero-ryhmäkirjastoosi. Jaa sitten koko kansio avoimesti. Klikkaa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella > Jaa (tai Ctrl-Alt-A) > “Yleinen käyttö” > Muuta rajoitetusta muotoon “Jokainen, jolla on linkki”. Kopioi linkki, siirry Zoteroon, klikkaa viitettä hiiren kakkospainikkeella, valitse “Lisää liite” > “Lisää linkki URI-tunnukseen” (Add Attachment > Web Link) ja liitä äsken Google Drivesta kopioimasi linkki. Jos tallennat kokotekstitiedostosi palvelimelle, joka tukee HTTP-perustunnistautumista (useimmat NAS-palvelimet tukevat), voit myös suojata PDF-tiedostosi salasanalla ja sisällyttää käyttäjätunnuksen/salasanan URL-osoitteeseen, jonka annat Zoterolle (esim. https://kayttajatunnus:salasana@example.com/suojattu-zotero-kansio/salainen.pdf). GDriven vaikeasti arvattava URL-osoite tarjoaa kuitenkin myös tietyn tason yksityisyydensuojaa. Kumpikaan suojausmenetelmä ei silti ole erityisen vahva.

Nyt Google Drive huolehtii tiedoston tallentamisesta, kun taas Zotero säilyttää vain “metadatansa”, mukaan lukien tiedon siitä, missä päin Google Driveasi tiedosto sijaitsee. Lisäetuna on se, että synkronointi ryhmien sisällä on huomattavasti nopeampaa, koska suuria tiedostoja ei tarvitse siirtää.

Linkki Zoteron ryhmäkirjastooni: https://www.zotero.org/groups/1329486/the_jeltsch_laboratory/items