Mihin siirtyä RefWorksista?

“Sanoinhan, että älkää käyttäkö kaupallista ohjelmistoa, vaikka yliopistomme maksaisi siitäkin!” En ole koskaan ymmärtänyt, miksi yliopistomme maksaa kaupallisesta viitteidenhallintaohjelmistosta. Ehkä jotkut hallinnon vanhat konkarit elävät yhä viime vuosituhannen 90-luvulla, jolloin EndNote oli käytännössä ainoa kunnollinen viitteidenhallintaohjelmisto WYSIWYG-tekstinkäsittelyohjelmille. Mutta ne ajat ovat jo kauan menneet. Viimeinkin yliopistomme on ainakin luopumassa yhdestä suljetun lähdekoodin viitteidenhallintaohjelmistostaan:

• RefWorks 

*Ilmainen kuin olut, vai todella ilmainen?*Mutta IT-osastomme (tai kirjastomme?) mainostaa edelleen kaupallista EndNotea sekä kahta ilmaista, mutta myös kaupallista ratkaisua: Mendeleytä ja EndNote Onlinea. Olen kokeillut niitä kaikkia, eikä yhdelläkään ole merkittävää etua Zoteroon verrattuna. EndNote on kerran kaatanut sekä Microsoft Wordini että EndNote-viitetiedostoni korjauskelvottomiksi kriittisessä kirjoitusvaiheessa (uudelleenlähetys määräaikaan mennessä). EndNoten mukaan tämän ei pitäisi olla mahdollista, mutta mitä he tietävät Microsoft Wordista? Totta, tästä on jo muutama vuosi, ja ilmeisesti kaatumiset ovat sen jälkeen harventuneet huomattavasti. Valitettavasti virallisessa sähköpostitiedotteessa yliopistomme vastuullinen kirjastonhoitaja ei tee eroa Zoteron ja Mendeleyn/EndNote Onlinen välillä. Mendeley ja EndNote Online ovat ilmaisia vain siinä mielessä kuin olut on ilmaista. Niistä ei tarvitse maksaa, mutta niitä ei saa jakaa tai muokata vapaasti. Mendeley ja EndNote Online voivat kadota yhdessä yössä, jos niitä omistava yritys päättää lopettaa niiden toiminnan. Zotero on aivan erilainen: vaikka Zoteron nykyiset kehittäjät lopettaisivatkin kehitystyön, se ei katoa, koska se ei ole kenenkään omistuksessa vaan kuuluu kaikille.Reaaliaikainen yhteistyömuokkaus verkossaZotero on myös ilmainen, mutta se on ilmainen monessa mielessä enemmän kuin Mendeley tai EndNote Online. Lisäksi, ja ehkä tärkeimpänä: reaaliaikaisen yhteistyömuokkauksen maailmassa Zotero ei ole vain ylivoimainen ratkaisu kaikkiin muihin kilpailijoihin verrattuna, vaan se on itse asiassa AINOA tällä hetkellä saatavilla oleva ilmainen ratkaisu. Kyllä: on olemassa Sciwheel  ja Paperpile  , jotka molemmat toimivat Google Docsin kanssa. Itse asiassa Paperpile oli ensimmäinen viitteidenhallintaohjelma, joka toimi Google Docsin kanssa. Sciwheelia voi käyttää järkevästi vain, jos tilaat Pro-version (ellet rajoitu kirjoittamaan vain kolmea käsikirjoitusta). Paperpilellä ei ole edes ilmaista versiota, eikä yksi kuukausi riitä lähdehallintatyökalun arvioimiseen. Ellet ole käynyt läpi koko artikkelin kirjoittamisprosessia (joka voi kestää kuukaudesta kahteen vuoteen), et ole vielä kohdannut kaikkia ongelmia, joita prosessin aikana voi ilmetä. Käsikirjoituksen muokkausvaiheet ovat kokonaan oma lukunsa, sillä yleensä muunnat elävän bibliografian staattiseksi tekstiksi ennen lähettämistä (Zoterossa tätä kutsutaan ”linkkien poistamiseksi”). Muokkausvaiheessa sinun on palattava käsikirjoituksen ”linkitettyyn” versioon. Minulla on mielipide Paperpilestä, koska laboratoriomme hankki Paperpile-lisenssin noin kahdeksi vuodeksi (ennen kuin Zotero julkaisi Google Docs -laajennuksensa). Sciwheel tai Paperpile perivät vuosittaisen tilausmaksun, kun taas EndNote-lisenssi on kertamaksu. Mutta kun otetaan huomioon, että EndNote on jo versiossa 20, joudut varmasti ennemmin tai myöhemmin maksamaan päivityksistä tai versiokorotuksista.

• EndNote ei ole täysin alustojen välinen. Se ei toimi Linuxissa eikä se tue edes LibreOfficea Macissa (vain vanhaa OpenOfficea, jota kenenkään ei pitäisi enää käyttää).
• EndNote Onlinessa on vain rajoitettu määrä viittaustyylejä, eikä sinne voi lisätä omia tyylejä
• Zotero on ainoa, joka tukee yhteistyömuokkausta verkossa. Siinä on laajennus Google Docsille, mutta se toimii myös Wordissa ja LibreOfficessa. Tämä on tärkeää, koska millään muulla reaaliaikaisella yhteistyömuokkausohjelmistolla ei ole toimivaa viitteidenhallintaratkaisua (lukuun ottamatta joitakin LaTeX-ratkaisuja). Word 365:n sisäänrakennettu viitteidenhallinta on vitsi, eikä sen kanssa ole mahdollista käyttää mitään ulkoista työkalua.

Mitkä ovat Zoteron haittapuolet?

• Se on melko hidas käytettäessä Google Docsin kanssa. Jos olet lisännyt lähdeluettelon asiakirjaasi ja sinulla on vaikkapa 50 tai enemmän viitteitä, uuden viitteen lisääminen laukaisee päivityksen, joka voi kestää melko kauan. Mutta hei, lähdeluetteloa ei tarvitse lisätä ennen aivan viimeistä hetkeä, kun olet juuri saamassa kirjoituksesi valmiiksi.
• Zoteron ilmainen verkkotallennustila on vain 300 Mt. Totta, tarvitset lisää tilaa vain, jos haluat tallentaa viitteidesi kokotekstiversiot. Jos sinulla on kuitenkin pääsy WebDAV-palvelimeen, voit isännöidä kokotekstiversiot itse. Yliopiston IT-osastolta voit saada ilmaiseksi perusvirtuaalikoneen, jossa on riittävästi tallennustilaa, ja isännöidä kokotekstidokumenttisi siellä. Älä unohda avata palomuuria nimenomaisesti VPN-verkkoa ja Eduroamia varten, muuten et pääse käsiksi aineistoon yliopiston ulkopuolelta tai edes yliopiston sisältä, kun käytät langatonta verkkoa.

Kivoja juttuja, joita voit tehdä vain Zoteron avulla

• Voit asettaa omat verkkokirjastosi julkisesti näkyviin (koko maailmalle tai tietylle ryhmälle). Tässä on oma julkinen Zotero-kirjastoni: https://www.zotero.org/groups/1329486/the_jeltsch_laboratory/library/  . EndNote Online -kirjastojen avulla voit jakaa aineistoa vain muiden EndNote-käyttäjien kanssa, etkä voi koskaan jakaa kokotekstiä. Zoteron avulla voit tehdä juuri niin: jakaa kokotekstidokumentteja muiden kanssa.
• Voit lisätä julkaisuluettelon  verkkosivustollesi, ja se päivittyy automaattisesti aina, kun lisäät uuden viitteen Zotero-kirjastoosi.
• Kokeile tyylitiedostoja . No, tämä ei pidä täysin paikkaansa: voit tehdä niin myös Mendeleyn ja EndNoten avulla…