Kansainvälisen verisuonibiologian konferenssin 2018 järjestelyjä koskeva palaute

IVBM 2018  -tapahtuman paikallisen järjestelykomitean jäsenenä pyysin konferenssin osallistujilta suoraa palautetta. Sain paljon kiitosta, jota en halua tässä toistaa. Jos joskus järjestämme uudelleen suuren kansainvälisen konferenssin, tässä on asioita, joita meidän pitäisi tehdä toisin seuraavalla kerralla. Ehkä tämä luettelo voi auttaa myös muita, jotka järjestävät ensimmäistä kertaa suuria kansainvälisiä konferensseja. Jos tämä luettelo antaa sinulle vaikutelman, että konferenssi oli huonosti järjestetty, olet väärässä! Kaikki tärkeät asiat sujuivat jouhevasti, ja osa alla mainituista ongelmista ratkaistiin ennen kuin kukaan osallistujista ehti huomata niitä. Yksityiskohtia voi kuitenkin aina parantaa! Ja – kuten aina – osa ongelmista oli meidän vaikutusvaltamme ulkopuolella, sillä olimme ulkoistaneet osan työstä, etenkin Confedent Internationalille  . Jotkut päätökset olivat kompromissi optimaalisen ratkaisun ja konferenssin budjetin sallimien mahdollisuuksien välillä. Kehotan teitä myös ottamaan minuun yhteyttä, jos haluatte lisätä jotain tähän luetteloon; se voi auttaa parantamaan tilannetta tulevaisuudessa!

1. Tekniset ongelmat (minun vastuullani)

• Toimimattomat USB-C–HDMI-sovittimet, joita tarvittiin uusimpien Apple MacBook Pro -tietokoneiden liittämiseen projektoreihin. Sovittimet toimitti Finlandia Hall, ja ne olivat halpoja väärennöksiä, joten jouduimme ostamaan neljän kappaleen sarjan alkuperäisiä Apple-sovittimia saadaksemme luotettavan yhteyden jokaiselle neljästä rinnakkaissessiosta. Mielenkiintoista kyllä, jotkut halvoista jäljitelmistä toimivat toisinaan, mutta ilmeisesti vain alkuperäinen Apple-sovitin  toimii AINA luotettavasti.
• Viallinen Extron DVS 605 -skaalain/kytkin, joka ohjasi projektoreita. Suunnitelmana oli näyttää taustalla videoa Suomen kauniista luonnosta pianon ja sellon esityksen aikana. Olimme testanneet tätä useita kertoja ilman ongelmia, mutta projisointi epäonnistui varsinaisessa avajaistilaisuudessa. Kun saimme yhteyden toimimaan, vain noin 3 minuuttia 16 minuutin videosta ehdittiin näyttää, ennen kuin yhteys katkesi jälleen. Kun verrataan Suomesta kertovaa videotamme upeaan ilmoitusvideoon tulevasta IVBM-tapahtumasta Soulissa vuonna 2020  , Suomi-video (joka koostuu pääosin drone-ilmakuvista ja luontokuvista) vaikuttaa vaatimattomalta ja hillityltä. Jos haluat katsoa sen, kyseessä on 16 minuutin pätkä tästä 30 minuutin videosta  .
• Plenum-istuntoihin tarkoitetut heitettävät pehmeät mikrofonit ( https://catchbox.com/  ) olivat periaatteessa hyvä idea, mutta useimmiten mikrofonit pikemminkin kannettiin kuin heitettiin, ehkä siksi, että osallistujat aavistivat, mitä voisi tapahtua – ja mitä lopulta tapahtuikin: mikrofoni kaatoi kannettavan tietokoneen.
• Jokaisessa istunnossa olisi pitänyt olla yhtä monta kuulokemikrofonia kuin puhujia. Kuulokemikrofonin vaihtamista istunnon aikana jätettiin joskus tekemättä viimeisen puhujan kohdalla, jolloin hän joutui tyytymään puhujakorokkeen mikrofoniin.
• Rinnakkaissessioiden keskikäytävällä olevat seisomamikrofonit eivät olleet kovin helposti ulottuvilla osallistujille, jotka istuivat aivan vasemmalla, aivan oikealla tai eturivissä, mutta istuntojen puheenjohtajat auttoivat omilla käsimikrofoneillaan. Jotkut istunnot olivat niin täynnä, ettei kaikille löytynyt istumapaikkaa. Jos tilaa olisi ollut enemmän, mikrofonien saatavuus ei olisi ollut ongelma, mutta salit olivat ehkä yleisesti ottaen liian pieniä. Toisaalta on vaikea ennustaa etukäteen, kuinka suosittu tietty istunto tulee olemaan…Finlandia-salin tarjoama integroitu kaukosäädin/laserosoitin ei ollut kovin intuitiivinen käyttää. Malli, jonka käyttö on kaikille tuttua, on Kensington Presenter, mutta Finlandia-salissa oli vain vanha malli, jossa oli himmeä punainen laservalo, joka oli aivan liian himmeä täysistuntoihin. Saatavilla on uudempi malli ( “Expert”  ), jossa on 10 kertaa kirkkaampi vihreä laservalo, ja se olisi ollut mukava saada käyttöön. Kari Alitalo tarjosi käyttöön erittäin kirkasta, lähes aseiden luokkaan kuuluvaa vihreää laserosoitintaan, mutta useimmat ihmiset eivät halua käyttää kahta eri laitetta samanaikaisesti.

2. Posteriesitykset

• Yli 200 posteria kahdessa tunnissa on mahdoton tehtävä. Se tarkoittaa noin 36 sekuntia posteria kohden. Jos sinulla oli (epä)onni olla esitelmöitsijä, sinulla oli käytettävissäsi vain 90 minuuttia, sillä sinun odotettiin ilmoittautuvan tekniselle tiimille 30 minuuttia ennen seuraavaa rinnakkaissessiota, jotta tietokoneesi voitiin kytkeä projektorin kytkimeen ja varmistaa, että esityksesi näkyy oikein. Tämä tarkoittaa esitelmöitsijöille 27 sekuntia posteria kohden.
• Julistepöydät oli kiinnitetty julisteilla molemmilta puolilta ja järjestetty kahteen riviin. Kahden rivin välinen etäisyys oli kuitenkin liian pieni, ja rivien välinen keskikäytävä oli erittäin ruuhkainen. Tämä osoittaa, että julisteita kohtaan oli paljon kiinnostusta, mutta jotkut eivät päässeet edes niiden julisteiden luo, joista olivat kiinnostuneita.
• Minä (järjestäjänä) etsin numeroita, ennen kuin huomasin, että ne olivat esillä toisessa kerroksessa. Siellä oli kyllä kyltti, mutta se oli liian pieni eikä tarpeeksi näkyvä.

3. Ruokailu

• Istuntojen väliset tauot (mukaan lukien lounastauko) olivat liian lyhyitä, jotta olisi ehtinyt hakea ruokaa muualta. Siksi ruokamäärää olisi voinut olla enemmän (erityisesti avajaistilaisuuden jälkeisessä vastaanotossa). Jotkut olivat nälkäisiä, kun ohjelma päättyi sunnuntai-iltana.
• Sama pätee kahviin! Sitä ei aina ollut saatavilla silloin, kun sitä olisi tarvittu! Niin tiiviissä ohjelmassa väsyy nopeasti, ja etenkin lounaan jälkeen kahvin saatavuus olisi auttanut minua ja muita kofeiiniriippuvaisia pitämään mielen keskittyneenä.