Zotero mit 15 GB freiem Dateispeicher?

Ich nutze Zotero seit 2013 als meine primäre Software zur Literaturverwaltung  . Ich bin im Großen und Ganzen zufrieden mit Zotero (und habe auch schon früḧer darüber gebloggt. Obwohl unsere Universität Zugang zu EndNote bietet, verlieren die meisten Studierenden den „kostenlosen“ Zugang nach dem Verlassen der Universität. Ein Jahresabonnement für EndNote kostete früher (in Finnland über einen Wiederverkäufer) etwa 100 €, was eine unnötige Belastung im Budget eines Studierenden darstellt. Das „Einmalkauf“-Modell von EndNote ist meiner Meinung nach irreführendes Marketing, da man keinen Anspruch auf größere Upgrades hat, die ungefähr jährlich erscheinen. Die „Upgrade-Gebühr“ ist meistens etwa so hoch wie das frühere Jahresabonnement.

Zotero + Google Docs für die kollaborative Online-Bearbeitung Das kostenlose Zotero hat jedoch seine Grenzen. Zusammen mit vier anderen Forschern hatte ich einen umfangreichen Übersichtsartikel über das sekundäre Gefäßsystem (SVS) bei Fischen  geschrieben, der 2024 veröffentlicht wurde. Wir haben etwa zwei Jahre an diesem Manuskript gearbeitet. Mit 49 Seiten und weit über 250 Referenzen ist die Arbeit sehr umfassend. Da meine Co-Autoren über ganz Europa verstreut waren (Finnland, Tschechische Republik, Schweden und Deutschland), benötigten wir eine Online-Umgebung für kollaboratives Schreiben in Echtzeit. Wir haben uns für Google Docs entschieden, weil es a) kostenlos ist und b) Zotero unterstützt. EndNote unterstützt zwar Online Word 365 für die kollaborative Bearbeitung, aber unsere IT-Abteilung hat es in unserer corporate Office 365-Umgebung nie zum Laufen bringen können. IT hat es versucht, aber meines Wissens nach funktioniert es bis zum heutigen Tag bei niemandem. Und da Zotero Online Word 365 nicht unterstützt und EndNote im Jahr 2022 Google Docs noch nicht unterstützte, war die Kombination aus Zotero + Google Docs die einzige praktikable Option. Seit 2023 unterstützt EndNote auch Google Docs, aber ich weiß nicht, wie gut es sich bei 300 oder mehr Referenzen schlägt. Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie es ausprobiert haben!

Zotero ist schneller als früher Im Jahr 2023 begann Zotero langsamer zu werden, als die Anzahl unserer Referenzen über 200 stieg. Ganz am Ende des Überarbeitungsprozesses dauerte jede Änderung einer Referenz etwa 1–2 Minuten. Bei größeren Änderungen (Aktualisieren oder Aufheben der Verknüpfung des Literaturverzeichnisses) dauerte es vielleicht 5 Minuten (auf einem Lenovo X390 Yoga, Ubuntu 20.04, Rocket Lake mit 16 GB RAM). Letzte Woche habe ich gerade die Überarbeitung für einen weiteren großen Übersichtsartikel über angiogenes Doping abgeschlossen (ca. 370 Referenzen, eingereicht bei Sports Medicine  ), und ich freue mich berichten zu können, dass Zotero mittlerweile schneller geworden ist. Ich weiß nicht, was die Zotero- oder Google-Entwickler gemacht haben, um die Sache zu beschleunigen, aber selbst mit 370 Referenzen war das Aktualisieren oder Aufheben der Verknüpfung etwa 5-mal schneller als vor zwei Jahren (auf demselben Computer, nur aktualisiert auf Ubuntu 24.04). An einem Punkt benachrichtigte mich Zotero, dass meine Bibliothek zu groß sei, um effizient verwaltet zu werden, aber ich bin trotz der Warnung ganz gut zurechtgekommen.

300 MB Limit für Gruppenbibliotheken, während WebDAV-Speicher/Synchronisierung auf „Meine Bibliothek“ beschränkt ist Zotero ist eine solide Literaturverwaltung, aber das Limit von 300 MB für Gruppenbibliotheken ist etwas knapp bemessen, selbst für Studierende, die keine 5000 PDF-Dateien an ihre bibliografischen Einträge angehängt (so wie ich). Meine durchschnittliche PDF-Publikation ist etwa 2 MB groß, was bedeutet, dass ich in der kostenlosen Variante auf etwa 150 Publikationen in einer Gruppenbibliothek beschränkt bin. Wenn ich Volltext-PDFs in meiner eigenen Bibliothek speichere (d. h. Elemente unter „Meine Bibliothek“), nutze ich meinen eigenen WebDAV-Server, um sie zu synchronisieren. Es gibt auch kostenlose WebDAV-Server mit 5 GB freiem Speicherplatz. Auch viele NAS-Geräte bieten WebDAV-Dienste an, was bedeutet, dass man problemlos viele Gigabyte an PDF-Dateien zwischen Computern speichern und synchronisieren kann, solange man sie in „Meine Bibliothek“ belässt.

Anleitung: Unbegrenzter Speicherplatz für Ihre Gruppenbibliotheken mit GDrive Aber was ist mit Gruppenbibliotheken? Diese machen nur Sinn, wenn auch der Volltext synchronisiert wird, da es immer mühsamer wird, ein PDF aufzuspüren. Sowohl sehr alte als auch sehr neue Publikationen sind besonders knifflig. Man kann sie zwar immer kaufen, aber die Preise für einzelne Artikel sind lächerlich und liegen oft im Bereich von 50 € oder mehr. Wenn man also erst einmal eine so wertvolle Datei hat, möchte man sie auch mit seinen Co-Autoren teilen. Und das funktioniert nicht, wenn man das 300-MB-Limit erreicht hat. Ein weiterer Fallstrick ist, dass man beim Wechsel auf einen neuen Computer leicht vergisst, PDFs zu übertragen. PDFs, die Sie an eine Gruppenbibliothek anhängen, stehen Ihnen auch dann zur Verfügung, wenn sie aufgrund des 300-MB-Limits nicht mehr mit den anderen Gruppenmitgliedern synchronisiert werden. Aber man vergisst sie leicht, weil man vielleicht denkt, dass dieses Element über die Gruppenbibliothek wieder auf den neuen Computer synchronisiert wird. Das ist zwar der Fall, schließt aber Volltext nicht ein, wenn sie wegen des 300-MB-Limits nie syncronisert wurden. Wie geht man mit solchen Problemen um? Der Trick besteht darin, die PDFs nicht als angehängte Dateien, sondern als angehängte Weblinks zu speichern, die Sie auf GDrive speichern (oder einer anderen kostenlosen Dateispeicherlösung, über die Sie Ihre Dokumente frei teilen können). Wie geht das?

Erstellen Sie einen Ordner auf Ihrem Google Drive, in den Sie das PDF legen, das Sie mit Ihrer Zotero-Gruppenbibliothek verknüpfen möchten. Geben Sie dann den gesamten Ordner für die Welt frei. Rechtsklick auf die Datei > Teilen (oder Strg-Alt-A) > „Allgemeiner Zugriff“ > Von eingeschränkt auf „Jeder, der über den Link verfügt“ ändern. Kopieren Sie dann diesen Link, wechseln Sie zu Zotero, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und wählen Sie „Anlage hinzufügen“ > „Link zu URL hinzufügen“ und fügen Sie den Link ein, den Sie gerade von Google Drive kopiert haben. Wenn Sie Ihre Volltextdateien auf einem Server speichern, der die HTTP-Basisauthentifizierung unterstützt (die meisten NAS-Server tun dies), können Sie Ihre PDF-Dateien auch mit einem Passwort schützen und den Login/das Passwort in die URL einfügen, die Sie Zotero bereitstellen (z. B. https://benutzername:passwort@example.com/geschützter-zotero-ordner/geheim.pdf). Die unerratbare URL von GDrive bietet jedoch ebenfalls einen gewissen Datenschutz. Allerdings ist keine der beiden Schutzmethoden besonders stark.

Jetzt speichert Ihr Google Drive die Datei, während Zotero nur die „Metadaten“ behält, einschließlich der Information, wo in Ihrem Google Drive die Datei gespeichert ist. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass die Synchronisierung innerhalb von Gruppen viel schneller ist, da keine großen Dateien übertragen werden müssen.

Link zu meiner öffentlichen Zotero-Gruppenbibliothek: https://www.zotero.org/groups/1329486/the_jeltsch_laboratory/items